询盘、报价、PI、合同、发票这些单据分别起什么作用？
直接结论
询盘是买家需求信号，报价单是卖方条件呈现，PI是确认交易的正式确认函，合同是具有法律效力的交易契约，商业发票是清关和收款的凭证。五种单据贯穿成交不同阶段，各自承担不同功能，不能相互替代。
适用场景
新人分不清询盘、报价单、PI、合同、发票的区别，有时客户要PI你却给了报价单，或者把合同当发票寄出去，不知道每种单据的正确用途和使用时机。
专家分析
这五种单据代表了买卖双方从意向到成交的不同阶段：询盘是需求信号（买），报价单是供应条件的正式呈现（卖），PI是双方达成意向后的交易确认（双方），合同是具有法律约束力的正式协议（法律层面），发票是财务和清关凭证（执行层面）。每种单据都有明确的法律地位和功能边界：报价单不构成合同要约，PI有更强的交易确认效力但仍不是正式合同，正式合同才具有法律执行力。混淆这些概念会导致发错单据、条款不一致等问题。
实操步骤
- 1收到询盘（Inquiry）：回复正式报价单，包含规格/价格/交期/付款/有效期，这是正式报价的起点
- 2报价单（Quotation）发出后：等待客户确认，如有修改通过邮件确认新条款
- 3客户确认报价后：发送PI（Proforma Invoice），这是交易确认函，不是正式发票
- 4PI确认后：签署正式销售合同（Sales Contract），明确双方权利义务和违约责任
- 5发货前：开具商业发票（Commercial Invoice），用于客户付款和进口国清关
- 6每种单据发出前：核对内容一致性——品名/规格/数量/价格/交期必须完全一致
示例话术
场景：客户发了询盘，需要正确回复报价单而不是直接发PI
Dear Mr. Chen, Thank you for your inquiry regarding our LED panel lights. Please find our formal quotation as follows: Product: LED Panel Light 60x60cm 40W MOQ: 50 pcs Price: USD 28/pc FOB Shenzhen Payment: 30% deposit, 70% against BL copy Lead time: 15 days after deposit Validity: 30 days from date of quotation This quotation is valid for 30 days. Should you have any questions, please feel free to contact me. Best regards, Sarah
邮件提供了完整的正式报价单，包含品名/数量/价格/付款/交期/有效期，这是询盘的标准回复方式
适用条件：
- • 客户询盘包含具体产品需求
- • 已有产品规格和价格信息
不适用：
- • 客户只是泛泛地问有没有某类产品（需先确认需求再报价）
- • 客户明确说只要PI不要报价单（需先确认）
场景差异
- •客户直接要PI：说明对方已有采购意向但需要先看PI上的银行账户信息开证
- •客户要求先签合同再开票：正式合同谈判阶段，通常是L/C或大额订单
- •电商平台小额订单：通常只需要报价单和发票，不需要PI和正式合同
常见错误与风险
- ⚠把报价单当PI发——报价单没有银行账户信息，客户无法开证
- ⚠把PI当合同发——PI是交易确认函，不是正式合同，没有法律约束力
- ⚠不同单据之间条款不一致——如报价单写的付款方式与发票不一致，会导致银行拒付
- ⚠在报价单里写"以合同为准"——这让报价单变成无效文件
下一步行动
- →准备一套标准报价单模板，包含品名/规格/MOQ/价格/付款/交期/有效期
- →了解PI与正式合同的区别，在客户不同阶段正确使用
- →学习《AI外贸成交实战课》第5课，掌握单证制作规范
来源与审核信息
暂无外部来源记录
参考资料
ID: FAQ-027
最后更新：2026-10-20